Startup — Hub organisationnel sur Notion
Déploiement d'un hub centralisé pour rompre les silos d'information, sécuriser la connaissance et donner au CEO une visibilité stratégique sur les 12 pôles de l'entreprise.
Projet de fin de stage mené en 4 semaines : benchmark, business case, architecture 12 pôles / 4 Teamspaces, RBAC, déploiement piloté par une méthode inspirée de Shape-up, et conduite du changement.
Contexte
Dispersion des outils et silos d'info
Année
2024 – 2025
Niveau
Master 2 Expert IT/SI
Type
Hub organisationnel & pilotage
Stack
Notion · RBAC · Shape-up · Make
Focus
ROI 4x immédiat, 10x avec automatisations
Des silos d'outils à une source de vérité unique
Le diagnostic initial avait révélé une dispersion critique des informations : Trello, Monday, Google Drive, Discord, Pipedrive... Chaque pôle utilisait son propre outil, créant des ruptures de charge et une absence de visibilité stratégique.
- ⚠️Absence de pilotage centralisé (risque I.5)
- ⚠️Connaissances dispersées et dépendance humaine (risque D.1)
- ⚠️Reporting hebdomadaire chronophage et onboarding long
L'objectif : centraliser projet et connaissance dans Notion, avec une gouvernance RBAC, pour sécuriser la connaissance et améliorer la visibilité stratégique.
# Pertes identifiées (taux 25€/h)
- Onboarding : 20h → 4h = gain 800€/an
- Prospection manuelle : 3 900€/an
- Reporting hebdomadaire : 1 200€/an
Total : > 6 000€/an de pertes
# Investissement
Notion Business : 702€/an
# ROI
Immédiat : 3 000€/an (4x l'investissement)
Potentiel : 6 000€/an (10x avec automatisations)Gestion de projet agile adaptée
Bloc A2 — Pilotage d'un projet SI — Compétence A2C3
Shaping
Conception approfondie du business case, de l'architecture 12 pôles et des spécifications avant toute construction, pour éviter les coûts cachés.
Appetite
Time-boxing strict par cycles d'une semaine avec périmètre fixe. Si une fonctionnalité dépassait, elle passait au cycle suivant.
Autonomie & validation
Autonomie sur le prototypage et l'implémentation, avec des points de validation réguliers avec le CEO et l'équipe.
Un hub structuré et sécurisé
Notion Business a été retenu comme seule plateforme tout-en-un accessible financièrement, combinant gestion de projet modelable et wiki d'entreprise flexible, avec un cloisonnement RBAC par Teamspaces.
Notion Business
Hub central
12 pôles métiers
Organisation
4 Teamspaces
Architecture
RBAC
Permissions
Shape-up (adapté)
Méthode
Make / Zapier
Automatisations (roadmap)
Pipedrive
CRM lié
IA Notion
Reporting futur
hub_notion:
teamspaces:
- Espace général: ouvert à tous
- Direction & Stratégie: restreint CEO
- Tech & Produit: semi-ouvert
- Commercial & Client: semi-ouvert
pôles:
- Stratégie & Pilotage
- Commercial & CRM
- Communication & Marketing
- Tech & Produit
- RH & Admin
- Finance
- Juridique & Conformité
- Qualité & RSE
- Data & Reporting
- Wiki & Documentation
rbac:
- Role-Based Access Control
- Permissions par groupe et par page
bases_de_données:
- Objectifs, Projets, Tâches, KPIs
- CRM, RH, Finance, WikiPilotage en 4 semaines
Projet mené en parallèle de la finalisation du BI, avec des cycles courts et des validations régulières.
Cadrage & Business Case
1 semaine
Benchmark 4 solutions, quantification des pertes, ROI chiffré, validation de l'investissement Notion Business par le CEO.
Architecture & prototype
1 semaine
Conception des 12 pôles, 4 Teamspaces, RBAC, bases de données. Prototype pilote sur l'espace général.
Déploiement & conduite
2 semaines
Construction du hub complet, charte de communication, guide vidéo, formation CEO power user, atelier équipe 1h30.
Aperçu du hub et pilotage
Home, espace direction, benchmark, planning, risques et bilan du stage
Ce projet vous intéresse ?
Ce que ce projet a délivré
Un hub opérationnel et validé, avec des bases solides pour la suite.
✅ Points forts
- •ROI immédiat de 4x l'investissement (3 000€/an de gains pour 702€/an)
- •Architecture 12 pôles / 4 Teamspaces avec RBAC
- •Méthode Shape-up adaptée aux contraintes de startup
- •Business Case chiffré et benchmark comparatif
- •Conduite du changement avec guide vidéo et atelier équipe
- •Formation du CEO en power user pour la suite
- •Dashboard de pilotage intégré au hub
⚠️ Évolutions futures
- •Migration complète des archives Google Drive
- •Automatisations Make : Pipedrive → Notion, Notion → Brevo
- •Intégrations GitHub, Calendly, Leexi
- •IA Notion pour rapports de synthèse mensuels
- •Rituels hebdomadaires : mises à jour vendredi, revue lundi
- •Suivi des SLA et indicateurs Lean IT post-déploiement
De l'audit à la transformation opérationnelle
Ce dernier projet clôture un schéma directeur de stage cohérent : diagnostic → sécurisation → intelligence → pilotage.
L'entreprise et ses perspectives
La startup évolue sur un marché de la QVCT en croissance, avec une stack moderne et une offre complète. Les défis organisationnels typiques (dispersion d'outils, dépendance humaine, manque de gouvernance) ont été adressés par les projets menés.
Grâce à un produit optimisé, un hub organisationnel et une meilleure sécurité des accès, l'entreprise dispose désormais des fondations pour une SI robuste, sécurisé et scalable, facilitant la reconquête de clients et l'accueil de nouveaux collaborateurs.
Les apports du stage
En tant que seul expert SI en interne, mon rôle a dépassé la technique pure : recueil des besoins, formalisation, préconisation, mise en place et conduite du changement.
Ce stage a confirmé ma capacité à intervenir sur l'ensemble d'un SI : stratégie, conception, développement, déploiement. J'ai appris à prioriser strictement, à chiffrer l'impact, à adapter des méthodologies et à rendre l'équipe autonome.
Parcours de transformation du SI
Audit
Diagnostic & schéma directeur
Sécurité
Vaultwarden & accès
BI
Pipeline ETL & Datamart
Pilotage
Hub Notion & gouvernance
"Un bon consultant est celui qui ne doit pas revenir. Grâce aux supports de formation, aux architectures documentées et aux outils déployés, l'équipe reprend la main sur les chantiers futurs."